プロジェクトを計画立てて実施していくために用いられるツール「ロードマップ」。
しかし事業全体を総括するために用いるため扱う情報量が多く、いざ作成するにあたり以下のような点が把握できていない方もいるでしょう。
- 何を準備すればいいのか分からない。
- 何を書けばいいか分からない。
- どう書けばいいのか分からない。
今回は上記の疑問に答えつつ、ロードマップ初心者の方もすぐにトライできるようなテンプレートも併せて紹介します。
ロードマップの目的
プロジェクトはその規模や目的が大きいほど、以下の要素が把握しづらいものになります。
- 目標を達成するための課題内容と解決方法
- 予算、人員、期間など必要なリソース量
- 参加するメンバー同士の共通認識を生む方法
ロードマップは上記のような問題を、一挙に解決するのに効率的なツールです。
ロードマップを作成する過程で、現状の課題とその解決法を明確にし、完成した資料をメンバーで共有することで、プロジェクトを円滑に遂行します。
全体の目的を前提として、段階的な課題を設定でき、個々人や各部署の業務内容も明確になります。
また、プロジェクトの予定や、行動の結果など当初の想定とは異なるズレが生じた際に、ロードマップの内容を基に全体を立て直すことが可能です。
このようにロードマップはプロジェクトそのものの、骨格や軸ともいえる存在です。
ロードマップの記載項目
ロードマップを作成する際の注意点として、プロジェクトを俯瞰する役割を担うロードマップは、詳細であることよりむしろ概要程度に止めておいたほうが、全体の方向性を捉えやすいでしょう。
ロードマップがプロジェクト参加メンバー以外の関係者とも共有される可能性がある点でも、複雑性は排除した方が賢明です。
詳細な内容はロードマップの情報を元に別途作成した他のツールで管理することをオススメします。
ロードマップを作成する目的
プロジェクトの大前提となる部分です。目的は漠然としたものよりも、具体的な数値や％で表せるものが良いでしょう。
まず目指す未来を明確に設定しておくことで、逆説的に行動方針や課題の輪郭が浮かび上がるからです。
プロジェクトの現状
現状の確認はプロジェクトの課題やその解決策を講じる際に不可欠なプロセスです。
現状はプロジェクトの目的と比較できるように定量的に調べましょう。
ロードマップに記載される内容としては必ずしも必要な要素ではありませんが、課題と解決策の設定の妥当性や現在と目的とのギャップを共有するためにも、挿入しておくべきです。
現状をプロジェクトの出発点として、目的達成までのステップアップを視覚化したロードマップを作成できます。
プロジェクトが抱える課題
現状が明らかになったら、目的達成のための課題を洗い出しましょう。
課題は1つとは限らず、可能な限り抽出しておくことで、目的達成へのアプローチが多く見出せます。
必要な諸種のリソースはどれくらいか、目標達成への障害となる事柄は何か、などを具体的にしておけば、続く解決策の提示をより具体的なものにできます。
注意点として、課題は必ずしも現状と目標とのギャップだけで見いだされるものではなく、プロジェクトの進捗次第で新たに発生してくる課題も存在します。
この種の課題は、時期やプロジェクトの達成度を加味して、段階的に記載しましょう。
課題の解決策
1つの課題に対する解決策は1つとは限らないので、課題と同様に可能な限り抽出しておきましょう。
見いだされた解決策は必ずしも全て実行する必要はありませんが、プロジェクトの途中で課題の解決が困難に思われた場合には別のアプローチがあることを示すためにも、解決策の案は漏らさず記述します。
課題と同じくプロジェクトの進行具合に合わせて、必要な解決策は変化するので、対応する課題とリンクするように書きましょう。
その際、それぞれの解決策が具体的にどれほどの成果が要求されるかを定量的に記載しておけば、現場でのリソース配分も行いやすいです。
解決策が発見できない重要な課題がある場合、プロジェクトの全体の見直しが必要になります。
その意味ではこのプロセスはプロジェクトそのものの試金石といえます。
課題解決に向けた計画・期日
目的へ向けた行動が明らかになったら、達成までに必要な期間を見積もります。
細かい内容になりすぎないように大体の期間(月単位や季節ごと)での見通しで十分です。
そこから無理のない期日を設定しましょう。
反対に、期日があらかじめ上層部やクライアント側から設定されている場合は、プロジェクトが達成可能であるかも考察する必要があります。
達成困難と思われたときは、解決策の項目と同様、プロジェクトの内容を修正する必要があります。
マイルストーン(中途目標)
いくらロードマップが概要程度で止めるべきとはいえ、プロジェクト全体の目的だけでは部分的な進捗の管理が難しく、業務の現在地を見失う可能性も出てきます。
そんなときに有効なのがマイルストーンの存在です。
マイルストーンは目的に至るためのプロセスを区切ったもので、プロジェクトの内容により一定期間ごとに区切るものと、業務の達成度で区切るものがあります。
マイルストーンの強みはスケジュール管理のみならず、短期間ごとの成果を確認することにより現場のモチベーションを維持しやすいことです。
しかし、プロジェクトが数年単位のような長期に渡る場合は、マイルストーンの設定も複雑化します。
そういうときはロードマップを無理して1つにまとめずに、年単位で分割しましょう。
分割することで個々の内容の整理をつけやすく、ひとまとまりのロードマップより難なく具体的な内容を盛り込めます。
ロードマップのテンプレート
ロードマップの目的や必要な項目は紹介しましたが、それだけでは1から作成するのはハードルが高いと思われる方もいるでしょう。
ネットでは様々なロードマップのテンプレートをダウンロードできますが、ものによっては有料だったり、会員登録が必要だったりして、初心者の方には気軽に利用できないものも多いです。
そこで今回は、多くのパソコンに導入されているMicrosoft Officeで無料使用できる中から代表的なテンプレートを紹介します。
【Microsoft Office】で使用できるロードマップのテンプレート一覧(一部プレミアム会員のみ注意)
上記のリンク以外にも、「パワーポイント」、「エクセル」、「ワード」のソフトを起動して、「新規」の項目にあるオンラインテンプレートの検索欄から「タイムライン」で検索してもテンプレートがダウンロードできます。(「ロードマップ」でも引っ掛かりますが、「タイムライン」の方が種類も豊富でオススメです。)
ステップごとの行動を明確にするロードマップ
前述の通り、目的達成にむけた課題と行動はプロジェクト全体の進捗具合によって変化します。
このタイプのロードマップは言及できる内容が多く、各ステップにおける課題や解決策、ビジョンを具体的に示すことができます。
各ステップの詳細が明らかになることで、ある時期にどの工程や部署、業務に力点を置くかを見当づけやすく、途中で業務の方向性が変化する計画を概観するのに最適です。
2つ目のものは最初に紹介したものと似ていますが、こちらのテンプレートは各ステップの記載欄が分けられていることで、どの部署や工程がその時々でどのような取り組みを行うべきかが分かりやすいです。
マイルストーンを重視したロードマップ
マイルストーンを視認しやすくしたロードマップは各ステップの行動よりも、達成すべき目標を確認しやすくした内容になります。
このタイプのテンプレートはプロジェクトの節目ごとにクリアしなければならないノルマの見通しがついている場合により効果的です。
行動内容よりも達成義務を明らかにした内容なら、節目ごとに業務の進行度を振り返ることができ、プロジェクトが当初の思惑通りに進んでいるか、軌道修正が必要か判断可能です。
作成の際に具体的に、マイルストーンの色やサイズの使い分けで、優先すべきノルマや、部署ごとのノルマを分類すればより視覚的効果が望めるでしょう。
デザイン性の高いロードマップ
ロードマップはプレゼンをはじめとした、上層部や取引先など参加メンバー以外に対しても発信されることが多いです。
デザイン性の高いロードマップは記載欄が狭いなど、利便性が犠牲になっていますが、その分、視覚効果が強く、計画を印象強いものにします。
また、プレゼン資料は基本的に複数枚に渡るものなので、１枚当たりの情報の少なさも弱点にはなりません。
機能的で洗練されたデザインもいいですが、商品やサービス、計画内容に合ったデザインのテンプレートを使うことで、外部からのプロジェクトの賛同を得ることに繋がります。
仕事に活かす知識を効率よく得る方法
今回紹介したような仕事をする上での悩みの解消、さらに仕事に活かせる知識を体系的に効率よく得るためには、資格試験向けの教材を活用するのが効果的です。
私は、中小企業診断士という国家資格の勉強を始めたことで、経験で何となく理解していた情報の歴史や理論を把握することができ、選択肢を広げることができました。
社内での評価も高まり、予定より1年早く昇格に繋がり、中小企業診断士の一部の内容を講座形式で社内教育にした結果、チームメンバーの能力も高まっています。
実際に試験を受けない場合にはあまり費用をかけられないかもしれませんが、私が購入した診断士ゼミナールは5万円程度で受講が可能です。
少し高いなと感じるかもしれませんが、社内での評価が高まることで仕事がしやすくなり、金銭面でも1年早く昇格したり、賞与の査定が1段階高くなれば十分元が取れるのではないでしょうか？
私が受講したもの以外にも、5万円程度で受講できるおすすめの講座を以下に紹介しますので、ぜひご活用ください。
オススメの中小企業診断士 通信講座
オススメNo.1：スタディング
全体を俯瞰できる学習マップが勉強に効果的。専用のスマホアプリで隙間時間を有効活用することで合格を！
オススメNo.2：診断士ゼミナール
コスパ抜群で、イラストが多くわかりやすい動画講義がおすすめ！ダウンロード可能で屋外でもギガを気にせず勉強できる。
オススメNo.3：アガルートアカデミー
フルカラーのテキストと単元ごとの動画講義がわかりやすい！さまざまな割引制度も充実。
オススメNo.1,2の比較記事はこちら！⇒スタディングと診断士ゼミナールの比較
まとめ
ロードマップは自由度が高い資料なので、逆に作成で迷う機会も多いでしょう。
今回紹介したMicrosoft Office以外にも、様々な需要に応えるテンプレートがネット上からダウンロードできるので、最初のうちは使いやすそうなものを探して利用することをオススメします。
慣れてきたら、自作したり、カスタマイズ性の強いものを見つけたりするのがいいでしょう。
ロードマップにありがちなことは、頑張って作ったのはいいが、実践ではほとんど役に立たないことです。
作成者がロードマップは何の目的に使用されるかを意識できれば、より適切なテンプレートを選択できるはずです。
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